نبذة عن النظام
خدمات النظام
تجهيز الاجتماع
يساعد النظام سكرتارية المجالس واللجان على تجهيز جدول الأعمال ورفع المرفقات – مع وضع صلاحيات إمكانية الطباعة أو الاستعراض لكل ملف حسب الحاجة – كما يمكن ترتيب الموضوعات وتصنيفها وترتيب الأعضاء في الجلسة. ويمكن أيضا تعليق الموضوع بمرفاقاته لحين استكمال تجهيزه ويمكن نقل الموضوع ومرفاقته إلى جلسة أخرى أو تحويله إلى لجنة اخرى.
إدارة المواعيد والوقت
يقوم النظام بضبط الوفت من خلال جدولة الجلسات بشكل آلي وتنسيق الوقت لذلك. ويستطيع العضو معرفة الأيام المرتبط فيها بجلسات، بنظرة واحدة أو إضافة تلك المواعيد إلى تقويمه الشخصي، وتسجيل التنبيهات وتحديد أماكن الجلسات على الخريطة. كما يمكن أيضا ضبط الأوقات داخل الجلسة لكل موضوع والتنبيه عليها. يسمح النظام أيضا بإدارة القاعات ومعرفة الأوقات المتاحة وطباعة تقرير بذلك..المرفقات
يسمح النظام للأعضاء -داخل او خارج الجلسة- باستعراض مرفقات كل موضوع وتصغر وتكبير صورة العرض وتقليب الصفحات بما يشبه الطريقة التقليدية كما يمكن الـتاشير عليها مع تعديل الألوان والخطوط.وكتابة التعليقات بالخط اليدوي أو من خلال الملصقات الصفراء وتسجيل التعليقات الصوتية أيضا وإمكانية كتابة الملحوظات من خلال لوحة المفاتيح ومشاركتها مع بقية الأعضاء او من خلال محادثة خاصة.
إدارة الجلسة
يستطيع مدير الجلسة التحكم بسير الجلسة وضبط المداخلات وترتيبها ومنع التسحيل الصوتي او السماح به. كما يمكن تنفيذ التصويت السري على مقترحات معينة واطلاع الأعضاء على نتائح التصويت. ويمكن للاعضاء التعرف على جميع الأعضاء في الاجتماع ومشاهده صورهم مع معلوماتهم الشخصية.
المحاضر
يتوفر محرر إلكتروني للنصوص يمكن من خلاله إعداد المحاضر الإلكترونية بطريقة تختصر كثيرا من وقت موظفي السكرتارية والنسخ ويمكن إعداد قالب لمحضر الاجتماع بحيث يتم إنشاء المحضر آليا مع استقاء كل المعلومات من النظام مثل الحضور والغياب والقرارت وغيرها ويستطيع الأعضاء التوقيع على المحضر إلكترونيا. ويمكن إنشاء سلسلة من المهام مرتبطة بكل قرار أو مهام عامة ومتابعة تنفيذها من خلال الأعضاء أو غيرهم.
البحث
يوفر النظام خاصية البحث في أرشيف الجلسات، واستعراض جميع الجلسات السابقة. بمعرفة التاريخ أو كلمة في الموضوع أو حسب اللجنة، كما يمكن ربط موضوع في جلسة بموضوع في جلسة سابقة مما يسهل إمكانية استخراج تسلسل للأحداث المتعلقة بموضوع معين وما تم حوله. ويمكن أيضا طباعة تقارير شاملة علن الجلسات واللجان والأعضاء.
للحصول على النظام أو أي استفسار اتصل على الرقم التالي
+966 540547650
مجلس الشؤون القتصادية والتنمية
اللجنة المالية في الديوان الملكي
مجلس التعليم العالي
